智能交通系统研究中心文件

【2016】011号

智能交通系统研究中心办公管理制度

    第一条：为提升智能交通系统研究中心（国家水运安全工程技术研究中心，以下简称“中心”）管理服务水平，保障中心各项工作的顺利开展，根据学校相关管理规定，结合中心工作实际，制定本制度。

    第二条：本制度适用于中心全体职工。

    第三条：考勤管理

(一)   管理人员及杂志社人员实行坐班制，工作日上班时间为8：00-12:00，14:00-17:30。工作时间内不得迟到、早退。

(二)  教学科研岗人员原则上实行坐班制。

(三)  中心职工实行请销假制度，因个人原因不能正常工作、不能参加学校及中心会议和活动的，应履行请假手续。科研人员请假5天以内,管理人员、技术支持室人员、杂志社人员请假3天以内，采用电话或QQ或口头请假。请假超过5天的按照学校有关规定执行。

教学科研岗人员向所在研究所所长请销假；管理人员、技术支持

室人员向部门领导请销假；杂志社人员向执行主编请销假；所长、办公室主任、技术支持室所长、执行主编向中心分管领导请假。经分管领导同意后，请假人报备中心办公室。假期结束，应在第一时间分别向准假的领导和办公室销假，并回工作岗位。

请假期间要保持联系方式畅通。如有特殊原因不能如期返岗，需按审批权限及时向相关领导报告并征得同意。

中心领导干部请销假按照《武汉理工大学干部请销假制度》执行。

考勤记录由中心办公室负责统计汇总，每月20日报中心领导审阅，考勤结果报学校人事处。

(四)  职工应参加中心日常活动（如中心职工大会，各部门工作例会，学术活动、教育培训、党群活动等），因故不能参加者，需向活动组织负责人或主持人请假。无故迟到、缺席在中心予以通报，情节严重的酌情处理。

(五)  职工因事、病假请假超过5天以上，按照学校有关规定执行。

第四条：印章管理

(一)  中心印章分为红色公章和负责人印章。

(二)  印章由中心办公室指定专人管理。

(三)  各部门和职工因工作需要使用公章，需向中心办公室提出申请，由中心分管领导审批签字，登记备案后方可使用。

(四)  各部门和职工因工作需要使用负责人印章，需向负责人提出申请，负责人审批后通知印章管理人，登记备案后方可使用。

(五)  职工因个人需求使用中心公章，需向中心办公室提出申请，由分管领导审批签字，中心办公室登记备案后方可使用。

(六)  中心党总支公章、工会公章盖章审批人为中心党总支为书记、工会主席，其他行政公章审批领导为中心主任及执行主任。

第五条：工作QQ群管理

(一)  工作QQ群成员为中心职工，群管理由办公室负责。新职工应及时向管理员申请入群，已调离的职工，由管理员及时从群中移除。

(二)  中心文件、通知、公告、会议等公共信息通过工作群向职工发布。学校文件、重要通知、表格、资料等较长的文档，由发布人传入群共享中，并在群窗口中发布提示信息。会议通知，活动通知、事项提醒等临时性公告在群窗口中发布。

(三)  管理人员上班时间需上线QQ工作群，以保证通畅的实时联络；教学科研人员每天定时上线QQ工作群（每天至少两次），以保证及时浏览群通知及共享信息。

(四)  群成员要养成定时查看QQ工作群消息通知的习惯，工作群上发布的通知信息，一旦发出视为已通知到相关人员，相关人员可小窗向发布人反馈和沟通，不必在群窗口中一一回复。

(五)  群成员两两之间的信息传递和问答类回复，以小窗一对一对对答形式进行。

(六)  中心会议室的申请，采用QQ工作群中日历界面登记申请形式，不在群窗口中发布申请消息。

(七)  群成员不得在工作群窗口、群共享中发布违背国家法律法规、违反学校相关规定的言论和信息,不得传输、共享涉密信息；在工作时间内不发布与工作无关的消息。

第六条：会议管理

(一)  中心会议包括党政联席会、管理人员周例会、全体职工大会、其他与中心管理和建设相关的会议。

(二)  党政联席会：每月召开一次，参会成员为中心党政负责人、国家水运安全工程技术研究中心主任；列席成员为主任助理、办公室主任、总支秘书。主持人为中心主任。会议议题范围及会议方式按照“武汉理工大学教学科研单位党政联席会议议事规则”（校党组字【2013】7号）执行。

(三)  管理人员周例会：每周一上午8：30时召开，参会成员为中心党政领导、管理人员，主持人为中心主任。会议内容为检查上周工作执行情况，商议解决工作问题，安排当周工作。管理人员每周五向中心办公室提交管理工作计划表，内容为当周工作执行情况、难点问题及下周工作计划。

(四)  全体职工大会：每月召开一次，参加成员为中心全体职工，根据会议内容由党政领导主持。会议内容包括：通报学校相关工作；进行培训、学习；讨论、发布中心规章制度；布置和检查中心工作；开展党群活动等。

(五)  其他与中心管理和建设相关的会议，根据需要，即时安排，由各部门报中心行政办公室统一发布通知。

(六)  实行周会议通知制度，通知范围为与中心建设和管理相关的各类会议。每周一上午9:00时前各部门向中心办公室提交会议申请，中心办公室安排制定周会议表，于当周一上午12：00时前在中心QQ工作群窗口发布并上传到群共享中。中心职工每周一浏览会议表，通知一旦发出视为已通知到参加人。

(七)  会议成员需按会议通知准时到会，如有特殊原因不能到会者需向会议主持人请假并报中心办公室备案。会议成员出差在外可用相关办公软件参与会议讨论。

(八)  会议纪律：会议主持人应提高会议效率，做好会前准备，严格控制会议时间。参会人员应专心开会，积极参加讨论。除特别说明外，参会人员不得使用电脑、手机等。

(九)  会议室申请、使用QQ工作群日历界面登记申请形式（见工作QQ群管理）。

(十)  会议主持人指定专人负责会议签到、记录和会议纪要撰写工作。会议纪要经会议主持人审阅后进行发布，有关责任人按照会议纪的安排执行和实施相关工作，会议主持人负责对执行情况进行监督检查。

(十一)    党支部、工会的相关会议按照《武汉理工大学二级党组织工作条例》、《武汉理工大学党支部工作条例》和《武汉理工大学二级单位教职工代表大会》执行。

(十二)    本制度经党政联席会审核通过、中心全体职工大会表决通过后实施。

智能交通系统研究中心

2016年7月1日